Last updated: September 26, 2026
helpMeGetaJob ("we", "us", "the Service") is a desktop application that helps you prepare for job interviews and suggests answers in real time during an interview. We are the data controller for the personal data our server and our website handle. For any privacy question, write to support@helpmegetajob.fr.
Polar Software, Inc. ("Polar") is the merchant of record for every purchase: it sells you each licence and pack and processes the payment (section 2.4).
The app stores the following on your PC, in its data folder. Except for your acceptance of the Terms and of this policy (section 2.3), our server holds no copy of it.
The app does not save audio files. You can delete this data at any time: in Settings, "Delete all my data" removes all of it except your licence and your acceptance of the Terms and of this policy, and when you uninstall the app it asks whether to delete it too. When you use a feature that needs part of this data, that part is sent to a provider as described in section 2.2.
| Data | Purpose | Who processes it | Kept |
|---|---|---|---|
| Your microphone audio (every plan); the interviewer's audio on Free and BYOK | Transcription | Our server, then a speech-to-text provider | Our server: not kept. The provider: under its default terms, kept with no end date stated, and may be used to improve its speech models |
| The interviewer's audio on Pro and Gold | Transcription | Our server, then a second speech-to-text provider | Our server: not kept. The provider: kept after your session for up to one year depending on our plan with it, and may be used to train its models unless we are on a paid plan |
| Key terms from your settings and company notes (for example company and technology names), on Pro and Gold | Better recognition of those words | Our server, then the second speech-to-text provider | Our server: some of them in its logs (section 2.3). The provider: as for the audio |
| Transcript text, the parts of your CV and company notes each answer needs, and a screenshot of part of your screen when you capture one | Detecting questions and writing answers | Free and Pro: our server, then OpenAI. BYOK and Gold: your own AI provider (OpenAI or Anthropic), directly from the app | Our server: not kept. OpenAI: not used for training under its API terms; kept up to 30 days in abuse-monitoring logs. BYOK and Gold: your own agreement with that provider |
A speech-to-text provider converts your audio to text in real time. We send the audio through the provider's EU endpoint, where it is processed within the EU. Under the provider's default terms, which we have not switched off, it keeps the audio and the transcript and may use them to improve its speech models; that model-improvement processing may take place outside the EU.
On Pro and Gold, the interviewer's audio is transcribed by a second speech-to-text provider, which processes it in the EU by default. Under its terms it keeps the audio and the transcript after your session, for up to one year depending on our plan with it, and it may use them to train its models unless we are on a paid plan.
Free and Pro: to write each answer, the transcript and the CV and company details the answer needs are sent through our server to OpenAI. Under OpenAI's API terms this data is not used to train its models, and OpenAI keeps it in abuse-monitoring logs for up to 30 days. OpenAI may process it outside the EU, including in the United States. BYOK and Gold: the app sends this data directly from your PC to the provider you chose (OpenAI or Anthropic) with your own key; it does not pass through our server, and your own agreement with that provider applies.
These providers process your data under their own terms and privacy policies, which may allow them to keep it or use it, for example in de-identified form. We do not control that, and we cannot promise on their behalf that your data is deleted or anonymised.
Our server, at api.helpmegetajob.fr, checks your licence, counts your minutes and forwards the audio and the text to the providers. It does not keep the audio, the transcripts or the answers. Its logs record licence ids, times and technical events; they do not record what was said, except that an error message from a provider can occasionally quote a fragment of it (section 2.3).
The same routing applies when you use AI outside a live session: reading your CV, analysing a job description, researching a company, predicting questions, and writing the report at the end of a session.
When you ask the app to research a company, or give it your GitHub profile or your website, it fetches public web pages directly from your PC: it sends search terms such as the company name to the DuckDuckGo search engine and opens the pages found, the company's website, your public GitHub repositories and your website. Those sites see your IP address; these requests do not pass through our server.
We process this data to provide the service you ask for (contract, GDPR Art. 6.1.b). The interviewer's voice and words are processed too: where the law that applies to you requires it, you must inform the people you record or get their consent (see the Terms of Service, section 12).
We issue and hold licences ourselves, on our own server at api.helpmegetajob.fr. This is what it keeps, and for how long. Where the table says "no set end date", nothing deletes that data automatically yet: ask us and we will delete what concerns you (section 5).
| Data | Purpose | Legal basis (GDPR) | Kept |
|---|---|---|---|
| Licence record: your email, the product, your hours and how many you have used, the expiry date, the status, the Polar order number, and your key, stored only as a hash plus its last 4 characters (never the key itself) | Issuing and checking your licence; support and refunds | Contract (Art. 6.1.b) | No set end date, so your licence keeps working |
| Device ids: the Windows machine identifier of each PC you activate (2 at most), as the app sends it, and when it was first and last seen | Enforcing the 2-device limit | Contract (Art. 6.1.b) | Deleted when you free that seat; otherwise kept with your licence |
| Minutes ledger: each use of minutes (session, date, minutes) and each change to your licence | Showing an accurate balance; answering disputes | Contract (Art. 6.1.b) | With the licence, no set end date |
| Your acceptance of the Terms and of this policy, as the app sends it: the versions you accepted, when, in which language and the machine identifier of the PC it came from. The app sends it with every licence check, from the moment you activate a licence key; our server keeps one record per version and per PC. On the free trial, the app sends it each time it checks the trial; our server keeps one record per version and per PC, with a hash of the PC's machine identifier instead of the identifier. And, from Polar's payment notification, that you ticked the consent box at checkout, with the order number | Recording the acceptance the app sends (the versions and the time), before activation and before a free-trial session, including your request for immediate access (Terms, section 6.3) | Contract and our legitimate interest in keeping a record of it (Art. 6.1.b and 6.1.f) | With the licence, no set end date; for the free trial, no set end date, like the free-trial record |
| Licence emails sent: address, product, last 4 characters of the key, delivery status; if every attempt fails, a note of the address and product so we can resend it | Delivering your key | Contract (Art. 6.1.b) | No set end date |
| Payment notifications from Polar: order number, time, result (if one cannot be processed, the whole notification, so we can process it again) | Issuing the licence you paid for, exactly once | Contract (Art. 6.1.b) | No set end date |
| Free trial: your PC's Windows machine identifier, the free minutes used, and when it was first and last seen | Giving the 30 free minutes once per PC | Legitimate interest: preventing abuse of the free trial (Art. 6.1.f) | No set end date, so the free minutes are given once per PC |
| Free AI usage: the AI tokens each PC uses per day | Applying the free plan's daily limit | Legitimate interest (Art. 6.1.f) | 7 days |
| Connection hash: a keyed hash of your IP address (never the address itself), with the PC's identifier and the day | Limiting how many new free trials one connection can start per day | Legitimate interest (Art. 6.1.f) | The hash is cleared after 7 days; the PC identifier and the day stay with the free-trial record |
| Our server's technical logs: licence ids (for a free trial this includes the PC's full machine identifier), times, technical events and errors, the recipient's address when we send a licence email, and the first 5 recognition key terms of each Pro and Gold session. No audio, transcripts or answers, except that an error message from a provider can occasionally quote a fragment of one | Running the service, security and troubleshooting | Legitimate interest (Art. 6.1.f) | No set end date for now |
Web server access logs for this website and api.helpmegetajob.fr, including the app's update checks: IP address, time, the address requested (for live transcription, without the parameters the app adds to it, such as your session token and the recognition key terms), referring page, browser. If our server fails to answer a request, the error log can still record it, for 14 days | Security and troubleshooting | Legitimate interest (Art. 6.1.f) | 14 days |
| Emails you send to support@helpmegetajob.fr, and our replies | Answering you | Legitimate interest (Art. 6.1.f) | No set end date |
| Backups of our server's database (the licence and free-trial rows above) | Restoring the service after a failure | Legitimate interest (Art. 6.1.f) | Nightly backups: up to 30 days (14 on our server, 30 on our administrator's computer). Copies taken before each update of our server: until we delete them by hand |
Our server, our email and our support mailbox are hosted by Hostinger International Limited; licence emails are sent through Hostinger's email service.
When you buy, Polar collects your email, payment method and billing details and sells you the licence as merchant of record. We receive your email and the order number to issue your licence. Polar's privacy policy governs the data it collects: polar.sh/legal/privacy.
?lang=en or ?lang=fr), for example by the FR/EN switch on the home page, our web server stores that choice in a cookie named hmgaj_lang (value en or fr) for one year, so the home page opens in your language next time. Other pages, such as this one, never set it, even when their address carries the language. The cookie holds only the language and is not used to track you.Some of our providers process data outside the European Union:
To enforce the 2-device limit, and to give the free trial once per PC, the app reads the machine identifier Windows created for your installation (a random ID, not derived from your hardware) and sends it, as is, to our server. We store it with your licence, or with your free trial (section 2.3). It is not a hash: it is the identifier itself. It does not contain your name or details of your hardware.
As a resident of the European Economic Area, you have the right to:
Your interview data is stored on your PC, so you exercise most of these rights there: open, change or delete it in the app (Settings, "Delete all my data") or in its data folder. Because licences are held by us, we answer access, correction and deletion requests for licence data ourselves: write to support@helpmegetajob.fr and we reply within one month. Deleting your licence record ends the licence. For data a provider keeps under its own terms (section 2.2), that provider's privacy policy explains how to exercise your rights with it.
You may also lodge a complaint with the French data protection authority (CNIL) at www.cnil.fr.
api.helpmegetajob.fr, over HTTPS.In the unlikely event of a data breach affecting your personal data, we will notify affected users and the relevant supervisory authority (CNIL) within 72 hours of becoming aware of the breach, as required by GDPR Article 33.
The Service is not intended for individuals under 16 years of age. We do not knowingly process data from children.
We may update this policy from time to time. We will tell you about material changes through the app or by writing to the email address you used to buy, and the app asks you to accept the new version before your next session. The "Last updated" date at the top shows the latest version.
For any questions about this privacy policy or to exercise your data rights:
support@helpmegetajob.fr
Dernière mise à jour : 26 septembre 2026
helpMeGetaJob (« nous », « le Service ») est une application de bureau qui vous aide à préparer vos entretiens d'embauche et vous suggère des réponses en temps réel pendant un entretien. Nous sommes responsables du traitement des données personnelles que traitent notre serveur et notre site. Pour toute question sur vos données, écrivez à support@helpmegetajob.fr.
Polar Software, Inc. (« Polar ») est le marchand de référence (merchant of record) de chaque achat : c'est Polar qui vous vend chaque licence et chaque pack et qui traite le paiement (section 2.4).
L'application conserve les éléments suivants sur votre PC, dans son dossier de données. Sauf votre acceptation des CGU et de cette politique (section 2.3), notre serveur n'en garde aucune copie.
L'application n'enregistre aucun fichier audio. Vous pouvez supprimer ces données à tout moment : dans les Paramètres, « Supprimer toutes mes données » efface tout sauf votre licence et votre acceptation des CGU et de cette politique, et lors de la désinstallation l'application vous demande aussi si vous souhaitez les supprimer. Quand vous utilisez une fonction qui a besoin d'une partie de ces données, cette partie est envoyée à un prestataire, comme décrit en section 2.2.
| Donnée | Finalité | Qui la traite | Conservation |
|---|---|---|---|
| L'audio de votre microphone (toutes les formules) ; l'audio de l'intervieweur sur Free et BYOK | Transcription | Notre serveur, puis un prestataire de transcription | Notre serveur : non conservé. Le prestataire : selon ses conditions par défaut, conservé sans durée indiquée, et peut servir à améliorer ses modèles de reconnaissance vocale |
| L'audio de l'intervieweur sur Pro et Gold | Transcription | Notre serveur, puis un second prestataire de transcription | Notre serveur : non conservé. Le prestataire : conservé après votre session jusqu'à un an selon notre formule chez lui, et peut servir à entraîner ses modèles si nous ne sommes pas sur une formule payante |
| Des mots-clés tirés de vos paramètres et de vos notes d'entreprise (par exemple des noms d'entreprise et de technologies), sur Pro et Gold | Mieux reconnaître ces mots | Notre serveur, puis le second prestataire de transcription | Notre serveur : certains dans ses journaux (section 2.3). Le prestataire : comme pour l'audio |
| Le texte de la transcription, les éléments de votre CV et de vos notes d'entreprise dont chaque réponse a besoin, et une capture d'une partie de votre écran quand vous en faites une | Détecter les questions et rédiger les réponses | Free et Pro : notre serveur, puis OpenAI. BYOK et Gold : votre propre fournisseur d'IA (OpenAI ou Anthropic), directement depuis l'application | Notre serveur : non conservé. OpenAI : pas utilisé pour l'entraînement selon les conditions de son API ; conservé jusqu'à 30 jours dans ses journaux de surveillance des abus. BYOK et Gold : votre propre contrat avec ce fournisseur |
Un prestataire de transcription convertit votre audio en texte en temps réel. Nous envoyons l'audio par le point d'accès européen de ce prestataire, où il est traité dans l'Union européenne. Selon les conditions par défaut de ce prestataire, que nous n'avons pas désactivées, il conserve l'audio et la transcription et peut les utiliser pour améliorer ses modèles de reconnaissance vocale ; ce traitement d'amélioration peut avoir lieu hors de l'Union européenne.
Sur Pro et Gold, l'audio de l'intervieweur est transcrit par un second prestataire de transcription, qui le traite par défaut dans l'Union européenne. Selon ses conditions, il conserve l'audio et la transcription après votre session, jusqu'à un an selon notre formule chez lui, et peut les utiliser pour entraîner ses modèles si nous ne sommes pas sur une formule payante.
Free et Pro : pour rédiger chaque réponse, la transcription et les éléments de votre CV et de l'entreprise dont la réponse a besoin sont envoyés à OpenAI via notre serveur. Selon les conditions de l'API d'OpenAI, ces données ne servent pas à entraîner ses modèles, et OpenAI les conserve jusqu'à 30 jours dans ses journaux de surveillance des abus. OpenAI peut les traiter hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. BYOK et Gold : l'application envoie ces données directement depuis votre PC au fournisseur que vous avez choisi (OpenAI ou Anthropic) avec votre propre clé ; elles ne passent pas par notre serveur, et votre propre contrat avec ce fournisseur s'applique.
Ces prestataires traitent vos données selon leurs propres conditions et politiques de confidentialité, qui peuvent leur permettre de les conserver ou de les utiliser, par exemple sous une forme dépersonnalisée. Nous ne le contrôlons pas, et nous ne pouvons pas promettre à leur place que vos données sont supprimées ou anonymisées.
Notre serveur, à l'adresse api.helpmegetajob.fr, vérifie votre licence, compte vos minutes et transmet l'audio et le texte aux prestataires. Il ne conserve ni l'audio, ni les transcriptions, ni les réponses. Ses journaux contiennent des identifiants de licence, des horaires et des événements techniques ; ils ne contiennent pas ce qui a été dit, sauf qu'un message d'erreur d'un prestataire peut parfois en citer un fragment (section 2.3).
Le même acheminement s'applique quand vous utilisez l'IA en dehors d'une session en direct : lecture de votre CV, analyse d'une fiche de poste, recherches sur une entreprise, prévision des questions, et rédaction du rapport en fin de session.
Quand vous demandez à l'application de faire des recherches sur une entreprise, ou que vous lui indiquez votre profil GitHub ou votre site web, elle récupère des pages web publiques directement depuis votre PC : elle envoie des termes de recherche, comme le nom de l'entreprise, au moteur de recherche DuckDuckGo et ouvre les pages trouvées, le site de l'entreprise, vos dépôts GitHub publics et votre site. Ces sites voient votre adresse IP ; ces requêtes ne passent pas par notre serveur.
Nous traitons ces données pour fournir le service que vous demandez (exécution du contrat, RGPD art. 6.1.b). La voix et les propos de l'intervieweur sont aussi traités : lorsque la loi qui vous est applicable l'exige, vous devez informer les personnes que vous enregistrez ou obtenir leur consentement (voir les Conditions générales d'utilisation, section 12).
Nous émettons et gérons les licences nous-mêmes, sur notre propre serveur à l'adresse api.helpmegetajob.fr. Voici ce qu'il conserve, et pendant combien de temps. Lorsque le tableau indique « sans durée fixée », rien ne supprime encore ces données automatiquement : demandez-le-nous et nous supprimerons ce qui vous concerne (section 5).
| Donnée | Finalité | Base légale (RGPD) | Conservation |
|---|---|---|---|
| Fiche de licence : votre adresse e-mail, le produit, vos heures et celles déjà utilisées, la date d'expiration, le statut, le numéro de commande Polar, et votre clé, conservée uniquement sous forme de hash avec ses 4 derniers caractères (jamais la clé elle-même) | Émettre et vérifier votre licence ; support et remboursements | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Sans durée fixée, pour que votre licence continue de fonctionner |
| Identifiants d'appareil : l'identifiant de machine Windows de chaque PC que vous activez (2 au maximum), tel que l'application l'envoie, et les dates de première et de dernière connexion | Appliquer la limite de 2 appareils | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Supprimé quand vous libérez cet emplacement ; sinon conservé avec votre licence |
| Journal des minutes : chaque utilisation de minutes (session, date, minutes) et chaque modification de votre licence | Afficher un solde exact ; traiter les litiges | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Avec la licence, sans durée fixée |
| Votre acceptation des CGU et de cette politique, telle que l'application l'envoie : les versions acceptées, la date, la langue et l'identifiant de machine du PC d'où elle provient. L'application l'envoie à chaque vérification de licence, dès que vous activez une clé de licence ; notre serveur en conserve un enregistrement par version et par PC. Pour l'essai gratuit, l'application l'envoie à chaque vérification de l'essai ; notre serveur en conserve un enregistrement par version et par PC, avec une empreinte (hash) de l'identifiant de machine du PC au lieu de l'identifiant lui-même. Et, d'après la notification de paiement de Polar, le fait que vous avez coché la case de consentement lors du paiement, avec le numéro de commande | Garder une trace de l'acceptation que l'application envoie (les versions et l'heure), avant l'activation et avant une session d'essai gratuit, y compris votre demande d'accès immédiat (CGU, section 6.3) | Exécution du contrat et notre intérêt légitime à en garder la trace (art. 6.1.b et 6.1.f) | Avec la licence, sans durée fixée ; pour l'essai gratuit, sans durée fixée, comme l'enregistrement de l'essai gratuit |
| E-mails de licence envoyés : adresse, produit, 4 derniers caractères de la clé, statut d'envoi ; si toutes les tentatives échouent, une note de l'adresse et du produit pour pouvoir le renvoyer | Vous remettre votre clé | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Sans durée fixée |
| Notifications de paiement de Polar : numéro de commande, horaire, résultat (si l'une ne peut pas être traitée, la notification entière, pour la traiter à nouveau) | Émettre une seule fois la licence que vous avez payée | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Sans durée fixée |
| Essai gratuit : l'identifiant de machine Windows de votre PC, les minutes gratuites utilisées, et les dates de première et de dernière connexion | N'accorder les 30 minutes gratuites qu'une fois par PC | Intérêt légitime : éviter les abus de l'essai gratuit (art. 6.1.f) | Sans durée fixée, pour que les minutes gratuites ne soient accordées qu'une fois par PC |
| Usage gratuit de l'IA : les tokens d'IA utilisés par chaque PC et par jour | Appliquer la limite quotidienne de la formule gratuite | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | 7 jours |
| Hash de connexion : un hash à clé de votre adresse IP (jamais l'adresse elle-même), avec l'identifiant du PC et le jour | Limiter le nombre de nouveaux essais gratuits qu'une même connexion peut lancer par jour | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | Le hash est effacé après 7 jours ; l'identifiant du PC et le jour restent avec la fiche d'essai gratuit |
| Journaux techniques de notre serveur : identifiants de licence (pour un essai gratuit, cela inclut l'identifiant de machine complet du PC), horaires, événements techniques et erreurs, l'adresse du destinataire quand nous envoyons un e-mail de licence, et les 5 premiers mots-clés de reconnaissance de chaque session Pro et Gold. Ni audio, ni transcriptions, ni réponses, sauf qu'un message d'erreur d'un prestataire peut parfois en citer un fragment | Faire fonctionner le service, sécurité et dépannage | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | Sans durée fixée pour l'instant |
Journaux d'accès du serveur web pour ce site et api.helpmegetajob.fr, y compris les vérifications de mise à jour de l'application : adresse IP, horaire, adresse demandée (pour la transcription en direct, sans les paramètres que l'application y ajoute, comme votre jeton de session et les mots-clés de reconnaissance), page d'origine, navigateur. Si notre serveur ne répond pas à une requête, le journal d'erreurs peut néanmoins l'enregistrer, pendant 14 jours | Sécurité et dépannage | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | 14 jours |
| Les e-mails que vous envoyez à support@helpmegetajob.fr, et nos réponses | Vous répondre | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | Sans durée fixée |
| Sauvegardes de la base de données de notre serveur (les lignes de licence et d'essai gratuit ci-dessus) | Restaurer le service après une panne | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | Sauvegardes quotidiennes : jusqu'à 30 jours (14 sur notre serveur, 30 sur l'ordinateur de notre administrateur). Copies faites avant chaque mise à jour de notre serveur : jusqu'à ce que nous les supprimions à la main |
Notre serveur, notre messagerie et notre boîte de support sont hébergés par Hostinger International Limited ; les e-mails de licence sont envoyés par le service de messagerie de Hostinger.
Lors d'un achat, Polar collecte votre adresse e-mail, votre moyen de paiement et vos informations de facturation, et vous vend la licence en tant que marchand de référence. Nous recevons votre adresse e-mail et le numéro de commande pour émettre votre licence. La politique de confidentialité de Polar régit les données que Polar collecte : polar.sh/legal/privacy.
?lang=en ou ?lang=fr), par exemple par le sélecteur FR/EN de la page d'accueil, notre serveur web garde ce choix dans un cookie nommé hmgaj_lang (valeur en ou fr) pendant un an, pour que la page d'accueil s'ouvre dans votre langue la fois suivante. Les autres pages, comme celle-ci, ne le déposent jamais, même quand leur adresse indique la langue. Ce cookie ne contient que la langue et ne sert pas à vous suivre.Certains de nos prestataires traitent des données hors de l'Union européenne :
Pour appliquer la limite de 2 appareils, et n'accorder l'essai gratuit qu'une fois par PC, l'application lit l'identifiant de machine que Windows a créé pour votre installation (un identifiant aléatoire, qui n'est pas calculé à partir de votre matériel) et l'envoie tel quel à notre serveur. Nous le conservons avec votre licence, ou avec votre essai gratuit (section 2.3). Ce n'est pas un hash : c'est l'identifiant lui-même. Il ne contient ni votre nom ni de détails sur votre matériel.
En tant que résident de l'Espace économique européen, vous avez le droit de :
Vos données d'entretien sont stockées sur votre PC : vous y exercez donc la plupart de ces droits, en les ouvrant, les modifiant ou les supprimant dans l'application (Paramètres, « Supprimer toutes mes données ») ou dans son dossier de données. Comme les licences sont gérées par nous, nous traitons nous-mêmes les demandes d'accès, de rectification et de suppression des données de licence : écrivez à support@helpmegetajob.fr et nous répondons sous un mois. Supprimer votre fiche de licence met fin à la licence. Pour les données qu'un prestataire conserve selon ses propres conditions (section 2.2), sa politique de confidentialité explique comment exercer vos droits auprès de lui.
Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la CNIL à www.cnil.fr.
api.helpmegetajob.fr, en HTTPS.En cas de violation de données affectant vos données personnelles, nous informerons les utilisateurs concernés et l'autorité de contrôle compétente (CNIL) dans les 72 heures suivant la découverte de la violation, conformément à l'article 33 du RGPD.
Le Service n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans. Nous ne traitons pas sciemment les données de mineurs.
Nous pouvons mettre à jour cette politique. Nous vous informerons des changements importants via l'application ou en écrivant à l'adresse e-mail utilisée lors de votre achat, et l'application vous demande d'accepter la nouvelle version avant votre prochaine session. La date de « Dernière mise à jour » en haut de la page indique la version la plus récente.
Pour toute question sur cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits :
support@helpmegetajob.fr